Privacy beleid B&B SETT

1.     Wie?

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van B&B SETT BV, met maatschappelijke zetel te 9667 Horebeke, Meersestraat 16, met ondernemingsnummer BE 0741.752.664, vertegenwoordigd door mevrouw Nathalie Haleydt, de heer Matthijs Vanheule en de heer Thomas Vanheule.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van B&B SETT geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid, hetwelk de werking van de diensten geleverd door B&B SETT omschrijft, meer bepaald hoe B&B SETT gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt. 

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. B&B SETT leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Voor de uitvoering van haar dienstverlening is B&B SETT de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

• e-mail: info@bysett.be 
• post: Meersestraat 16, 9667 Horebeke
• telefoon: 0473/85 02 49 

2.     Welke gegevens?

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).  Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Welke persoonsgegevens B&B SETT verwerkt, hangt af van uw relatie met B&B SETT, de diensten waarvan u gebruikmaakt en het doel van de verwerking. Niet alle onderstaande gegevens worden over iedere betrokkene verwerkt.

2.1. Klanten, gasten, reservatiehouders en bezoekers

B&B SETT kan onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, aanspreektitel, taal, adres, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentieadres;
• reservatie-, bestel-, bezoek- en verblijfsgegevens: gegevens die aan een reservatie, bestelling, restaurantbezoek of verblijf zijn gekoppeld, zoals reservatie- en verblijfsdata, aankomst- en vertrekuren, kamer- of tafelreservatie, gekozen formule of arrangement, aantal gasten, bijkomende diensten, wijzigingen, annuleringen, no-shows en reservatiehistoriek;
• wettelijke registratiegegevens van reizigers: de gegevens die B&B SETT als professionele logiesverstrekker wettelijk moet registreren van meerderjarige reizigers en niet-begeleide minderjarigen ouder dan 15 jaar. Dit betreft volgende gegevens: naam en voornaam, geboorteplaats en geboortedatum, nationaliteit, nummer van het voorgelegde identiteitsdocument of vervangende document, aankomstdatum, vertrekdatum, naam en voornaam van de minderjarige kinderen die de meerderjarige reiziger vergezellen.
• administratieve en financiële gegevens: facturatiegegevens, facturatieadres, ondernemingsnummer, btw-nummer, rekeningnummer, betaalwijze, betalingsdatum, betaalstatus, betalingsreferentie, voorschot, waarborg en terugbetaling;
• voorkeuren en bijzondere verzoeken: taal-, tafel-, kamer-, ontbijt- en aankomstvoorkeuren, toegankelijkheidsbehoeften, huisdieren, parkeerbehoeften, nummerplaat, kinderstoel en andere praktische verzoeken;
• allergieën, intoleranties en dieetwensen: informatie die u vrijwillig meedeelt om maaltijden of diensten veilig en passend te kunnen organiseren;
• communicatie-, klacht- en incidentgegevens: vragen, opmerkingen, klachten, schadegevallen, ongevallen, veiligheidsincidenten, verloren voorwerpen, verzekeringsdossiers, geschillen en andere correspondentie;
• toegangs- en veiligheidsgegevens: gegevens over sleutels, toegangscodes, elektronische sloten, toegangsregistraties en, indien van toepassing, camerabeelden;
• marketing- en communicatiegegevens: nieuwsbriefinschrijving, bewijs van toestemming, uitschrijving, bezwaar tegen direct marketing, deelname aan acties of evenementen en commerciële voorkeuren;
• recensie- en sociale-mediagegevens: naam of gebruikersnaam, publieke reactie, beoordeling, recensie of bericht dat u via een reviewplatform of sociaal mediakanaal openbaar maakt of aan ons bezorgt;
• beeldgegevens: foto’s of video’s die tijdens een evenement of activiteit worden gemaakt, hiervoor wordt steeds voorafgaand uw toestemming gevraagd;
• technische gegevens: IP-adres, browser, toesteltype, besturingssysteem, loggegevens, cookiegegevens en, indien van toepassing, technische gegevens over het gebruik van het gastennetwerk.

Allergieën, intoleranties en dieetwensen

Allergieën, intoleranties of dieetwensen worden uitsluitend verwerkt wanneer:

• zij vrijwillig door of namens de betrokkene worden meegedeeld;
• zij noodzakelijk zijn om met het verzoek rekening te kunnen houden;
• een geldige uitzondering op het verbod tot verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens van toepassing is;
• en passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen worden toegepast.

Wanneer een reservatiehouder dergelijke gegevens over een andere meerderjarige gast verstrekt, wordt verwacht dat dit op verzoek of met toestemming van die gast gebeurt.

Betalingsgegevens

Wanneer een betaling via een externe betaalprovider wordt uitgevoerd, verwerkt deze provider de kaart- en betalingsgegevens volgens zijn eigen privacybeleid of als gespecialiseerde dienstverlener.

2.2. Sollicitanten

In het kader van een sollicitatie of spontane kandidatuur kan B&B SETT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens;
• curriculum vitae en motivatiebrief;
• gegevens over opleiding, beroepservaring, talenkennis en competenties;
• beschikbaarheid en gewenste arbeidsregeling;
• informatie uit selectiegesprekken en eventuele selectietesten;
• referenties, voor zover deze op rechtsgeldige wijze worden geraadpleegd;
• gegevens die noodzakelijk zijn om het recht om in België te werken of een specifieke tewerkstellingsvorm te controleren;
• correspondentie en interne notities over de sollicitatieprocedure.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen worden niet verwerkt.

2.3. Personeelsleden en andere medewerkers

Van personeelsleden, voormalige personeelsleden, studenten, flexi-jobwerknemers, uitzendkrachten, stagiairs, vrijwilligers, zelfstandige medewerkers en andere medewerkers kan B&B SETT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens;
• rijksregisternummer;
• bank- en betaalgegevens;
• gegevens over de arbeids-, stage-, vrijwilligers-, uitzend- of samenwerkingsovereenkomst;
• aanwezigheids-, afwezigheids- en verlofgegevens;
• loon-, sociale, fiscale en verzekeringsgegevens;
• gegevens over opleiding;
• noodcontactgegevens;
• beperkte gezondheidsgegevens, uitsluitend voor zover de verwerking wettelijk toegestaan en noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid, arbeidsongevallen of welzijn op het werk;

2.4. Leveranciers en professionele contactpersonen

Van leveranciers, zelfstandige dienstverleners, aannemers en contactpersonen bij professionele partners kan B&B SETT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• professionele contactgegevens;
• functie en organisatie;
• ondernemings- en btw-gegevens;
• contractuele, bestel- en leveringsgegevens;
• facturatie-, bank- en betalingsgegevens;
• correspondentie;
• gegevens over de uitvoering en opvolging van de dienstverlening;
• klachten, incidenten en kwaliteitsbeoordelingen.

2.5. Websitebezoekers en personen die contact opnemen

Wanneer u onze website bezoekt of contact met ons opneemt, kan B&B SETT onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken: naam en voornaam, e-mailadres en telefoonnummer, inhoud en onderwerp van uw bericht, gegevens die u via een reservatie- of contactformulier invoert, IP-adres, browser-, toestel- en besturingssysteemgegevens, datum en tijdstip van het bezoek, bezochte pagina’s, log- en cookiegegevens, taal- en communicatievoorkeuren. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid.

2.6. Herkomst van de persoonsgegevens

B&B SETT verkrijgt persoonsgegevens voornamelijk rechtstreeks van de betrokkene.

Afhankelijk van de concrete situatie kunnen persoonsgegevens ook worden ontvangen van:

• de persoon die een reservatie, bestelling of evenement organiseert;
• een medereiziger of professionele klant;
• een boekings-, reservatie-, bestel- of leveringsplatform;
• een betaalprovider of financiële instelling;
• een leverancier of professionele partner;
• een verzekeringsmaatschappij; 

3.     Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

B&B SETT verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

3.1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van B&B SETT en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.

3.2. In het kader van reservaties, bestellingen, restaurantbezoeken en verblijven, meer bepaald om:

• reservaties en bestellingen te registreren, bevestigen, wijzigen of annuleren;
• restaurantbezoeken, verblijven, catering, groepsreservaties en evenementen te organiseren;
• beschikbaarheid en kamer- of tafelplanning te beheren;
• rekening te houden met allergieën, intoleranties, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften;
• aankomst, check-in, toegang, verblijf, check-out en aanvullende diensten te beheren;
• betalingen, voorschotten, waarborgen, terugbetalingen en facturatie af te handelen;
• annuleringen, no-shows, klachten, schadegevallen en incidenten te behandelen;
• praktische communicatie voor, tijdens en na de dienstverlening te voeren;
• cadeaubonnen, klantenaccounts en eventuele loyaliteitsprogramma’s te beheren.

3.3. Om een arbeidsgerelateerde relatie met u aan te gaan. 

3.4. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven 

3.5. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

4.     Op basis van welke grondslag?

B&B SETT baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

B&B SETT verwerkt uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, met name om:

• een vraag, reservatie, bestelling, offerte of sollicitatie te behandelen;
• een restaurantbezoek, verblijf, evenement of andere dienstverlening voor te bereiden en uit te voeren;
• betalingen en facturatie af te handelen;
• contractuele klachten, annuleringen of geschillen te behandelen.

Voor gegevens van medereizigers of deelnemers die niet zelf de overeenkomst sluiten, kan de verwerking naargelang het doel steunen op een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

B&B SETT kan ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens (bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s).  

Daarnaast is het mogelijk dat B&B SETT zich beroept op de wettelijke verplichting (bijvoorbeeld in het kader van de facturatie) of op het gerechtvaardigd belang (in het kader van klantenbeheer).

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening (ten volle) aan te gaan of uit te voeren.

5.     Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?

B&B SETT kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening.  

Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de concrete verwerking, worden gedeeld met:

• Reservatie- en boekingsplatforms
• IT- en softwareleveranciers
• Betaalproviders
• Leveranciers van reservatie-, restaurant-, kassa- of verblijfsbeheersystemen

Indien B&B SETT uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt. 

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

6.     Linken naar andere websites

Onze website kan linken naar andere websites of diensten van derden bevatten. Deze linken worden uitsluitend ter informatie voor onze bezoekers aangeboden. Wij hebben geen controle over de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites en diensten, en wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige schade of verlies veroorzaakt door of in verband met het gebruik van deze links. Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt zorgvuldig door te lezen voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

7.     Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

B&B SETT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.  De volgende bewaartermijnen gelden: 

Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van een klacht, schadegeval, onbetaalde factuur of geschil, kunnen uitsluitend de relevante gegevens langer worden bewaard, zolang dit voor de behandeling daarvan en gedurende de toepasselijke verjaringstermijn noodzakelijk is.  De bewaartermijnen van cookies worden afzonderlijk vermeld in het cookiebeleid.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd, vernietigd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

8.     Passende technische en organisatorische maatregelen

B&B SETT heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. 

B&B SETT besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan B&B SETT aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. B&B SETT slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens. 

9.     Rechten van betrokkenen

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

9.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  B&B SETT.  Daarnaast heeft u steeds het recht om B&B SETT te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

9.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank.  Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen.   U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

9.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

9.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan B&B SETT in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.  

9.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.  U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van B&B SETT verwijderd worden.

 9.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door B&B SETT BV te contacteren, hetzij per e-mail via info@bysett.be, hetzij per post naar B&B SETT BV, Meersestraat 16, 9667 Horebeke. 

Bij dergelijk verzoek wordt u mogelijk verzocht om een kopie van een identificatiebewijs toe te voegen.

Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

 9.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door B&B SETT evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be 

10.  Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkte versie: 24/08/2026